«В тридевятом царстве, в тридесятом государстве…»
Нет, так по-сказочному мы не можем начать, потому что сегодня хотим рассказать о самом настоящем, правдивом и объективном, что может быть в нашей жизни, — о Его Величестве Отчете.
«В тридевятом царстве, в тридесятом государстве…»
Нет, так по-сказочному мы не можем начать, потому что сегодня хотим рассказать о самом настоящем, правдивом и объективном, что может быть в нашей жизни, — о Его Величестве Отчете.
Отчет, без сомнения, правит миром. Ничто более так не умеет за секунду создать то, чего на самом деле нет, или, наоборот, превратить то, что на самом деле есть, в пустоту без грамма пороха.
«Мыслю — значит, существую», — сказал Декарт.
«Люблю — значит, существую», — сказал поэт.
«Дышу — значит, существую», — сказал Капитан Очевидность.
«Отчитался — значит, существую», — отвечаем мы на эти банальности.
Ведь отчет — залог жизни. После неудавшегося отчета и кислород не нужен, и любви не надо. А отчитаешься правильно — весь мир для тебя прекрасен.
Ну и чтобы жилось прекрасно, поделимся некоторыми правилами подготовки отчетов:
• Самое главное — забота о потребителе. Отчет должен быть удобен, понятен и, главное, совпадать с мнением и желаниями того, кто его читает.
• Важно, чтобы все совпадало внутри самого отчета: никаких несостыковок в метрах, тоннах и социологических исследованиях. Помним, что реальная действительность — это всего лишь матрица. Настоящая жизнь зафиксирована на бумаге!
• Как говорил классик, в отчете все должно быть прекрасно: и слова, и цифры, и, конечно, картинки. Презентация — это не детский журнал «Веселые картинки», а ферзь Его Величества. Без нее отчетная партия проиграна.
• Творческий подход. Обязательно использовать усиливающие результат формулировки. Снизился показатель? Сравните с падением в прошлом году. На 1 % меньше — значит, это рост! Или сравните с соседним районом, средним по региону/отрасли... Главное, не сдавайтесь и помните золотое правило: не бывает нехороших показателей — бывает неправильная методика.
• Жизненный сок отчетов — данные, которые нельзя проверить. Можно смело ими манипулировать, но не забывать, что ваш район не Китай и в нем не проживает миллиард жителей, с которыми вы, конечно, провели собрания перед строительством мусорного полигона.
• Если спросят какую-то цифру, которую вы не знаете забыли из-за волнения, то никаких вялых сомнений и «уточню» — говорите с максимальной уверенностью что пришло на ум. Но при этом никаких круглых цифр и «примерно» — это подозрительно. «67,45 %» — идеальная степень детализации.
• Никаких лирических подробностей. О встречах с жителями отчитываемся в количестве пришедших людей и собранных предложений.
• Обязательны фотографии с мероприятий. Лучше иметь заранее хороший банк фото, сделанных в разные времена года с разным реквизитом в виде метел, граблей и прочей доказательной базы. И конечно, хорошо бы иметь редактора или дизайнера, который может закрасить мусор или трещины на асфальте, а также покрасить фасады зданий в любой цвет.
• Не забывайте про объем отчета. Стол должен трещать под ним! Но при этом в руки дайте папочку раза в два-три поменьше, с комментарием: «Сделали покороче для удобства» (на самом деле просто уменьшили шрифт и интервал до удобоваримых).
• В случае защиты очень важно, с каким настроем вы приходите. Вид должен быть бодрый, но легкая усталость и озабоченность где-то в уголках глаз должны свидетельствовать о грузе ответственности и том тяжелом труде, по мотивам которого написан данный пятитомник. Но не переусердствуйте, помните бессмертный завет Петра: «Подчиненный перед лицом начальствующим должен иметь вид лихой и придурковатый, дабы разумением своим не смущать начальство».
Удачи вам.
P. S. Но если серьезно, то всегда надо помнить, что лучший отчет – это отчет перед самими собой.